一、每年定期清查所有密件檔案是否已達解密條件或期限

二、已達解密條件或期限之密件填寫「機密等級變更或註銷紀錄單」並會辦業務單位(正規做法是由業務單位填寫)

三、「機密等級變更或註銷紀錄單」簽奉核可後，剪開密件封套取出公文，

於公文「密等級解密條件或保密期限」處畫雙刪除線後蓋職章(正規做法是由業務單位蓋職章)，

將「機密等級變更或註銷紀錄單」及「密件封套」裝訂於公文後

四、找出對應的檔案卷宗，將該解密公文放入對應之位置